Порядок возмещения средств из ФСС регулируется регламентами статьи 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, с прошлого года он претерпел ряд изменений

Как и прежде, в 2018 году каждый работодатель, уплачивающий взносы во внебюджетные фонды, будет иметь право на возмещение сумм пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда Соцстрахования. При этом претерпел изменение порядок действий работодателя, желающего получить возмещение. Ранее пособия и иные выплаты ФСС следовало отражать в расчете 4-ФСС, в таблице 2. Соцстрах же на основании проведенной камеральной проверки данного расчета принимал решение о том, может страхователь получить возмещение или нет.

Начиная в 2018 году алгоритм действий другой.

Так, первым пунктом станет отражение понесенных работодателем расходов на выплату пособий в новом едином расчете по страховым взносам.

В обязанности Налоговой при получении расчетов от страхователей вменяется сообщение поступивших сведений в Фонд Соцстрахования. За ФСС РФ остается право принятия решения об одобрении или неодобрении возмещения расходов. При отрицательном ответе, налоговики отправят страхователю уведомление с требованием уплаты недостающих сумм по взносам. Положительный результат решения обеспечит возвращение страхователю разницы сумм между уплаченными взносами и понесенными расходами либо включение этой разницы в зачет будущих взносов.

Новый перечень документов

Порядок возмещения средств из ФСС регулируется регламентами статьи 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон №255-ФЗ). Как известно, для возмещения расходов по пособиям страхователь обязан представить пакет документов, утвержденный приказом Минздравсоцразвития от 04.01.2009 № 951н.

Письменное заявление страхователя

В своем заявлении страхователь должен указать наименование и адрес юридического лица либо Ф.И.О. и паспортные сведения с обозначением адреса постоянного места жительства, если страхователь - физическое лицо. Также в заявление обозначается регистрационный номер страхователя и сумма средств, необходимых на выплату страхового обеспечения.

Копии документов

Чтобы получить возмещение, страхователь обязан представить во внебюджетный фонд копии документов, которые обеспечат подтверждение обоснованности и правильности понесенных расходов на обязательное социальное страхование:

• если требуется возмещение за пособия по временной нетрудоспособности, а также беременности и родам нужно представить листки нетрудоспособности, заполненные по установленной форме и в порядке, утвержденном законом, где будет обозначен произведенный расчет пособия;
• для возмещения расходов на единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медучреждениях в ранние сроки беременности (не позднее 12 недель), нужна справка из женской консультации. Допускается представление справки из другой медицинской организации, в которой женщина состоит на учете по беременности;
• для возмещения расходов, понесенных страхователем на выплату единовременного пособия при рождении ребенка, в ФСС следует представить справку о рождении ребенка в унифицированной форме. Такая справка выдается в ЗАГСе, если ребенок был рожден за пределами РФ, нужно представить легализованный в установленном законом порядке документ о подтверждении рождения ребенка (обязательно с переводом на русский язык). Также требуется представление справки с места работы второго родителя о том, что он не получал данный вид пособия;
• для возмещения расходов на ежемесячное пособие по уходу за ребенком нужны копии документов, согласно требованиям частей 6 и 7 статьи 13 Закона № 255-ФЗ;
• для возмещения расходов, понесенных на выплату социального пособия на погребение , страхователь подает в Соцстрах копию справки о смерти, выданную ЗАГСом, заверенную и засвидетельствованную в установленном законом порядке.

Воспользуйтесь бесплатным сервисом онлайн бухгалтерии Бухсофт для расчета больничных листов и пособий по временной нетрудоспособности, который позволяет производить автоматический расчет с разбивкой периодов за счет работодателя и за счет ФСС.

Справка-расчет

За периоды до 1 января прошлого года к вышеуказанным документам нужно приложить расчет по форме 4-ФСС.

Внимание! В 2018 году года вместо расчета 4-ФСС подается новая справка-расчет.

Справка-расчет содержит следующие показатели:

• сумма задолженности страхователя в ФСС РФ по страховым взносам на начало и конец расчетного периода;
• сумма страховых взносов, начисленных к уплате, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма страховых взносов, доначисленных страхователю;
• сумма расходов, которые не были приняты к зачету;
• сумма средств, полученных от ТО ФСС РФ в возмещение произведенных расходов;
• сумма страховых взносов, которые были возвращены или зачтены при излишне уплаченных или взысканных взносах;
• сумма средств, которые израсходовал страхователь на цели обязательного социального страхования, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма уплаченных страховых взносов, в т.ч. за последние 3 месяца;
• сумма списанной задолженности страхователя.

Фонд соцстраха в письме от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029 представил формы для возмещения пособий по больничному и в связи с материнством:

• образец заявления для возмещения пособий в 2018 году;
• справка-расчет, представляемая при обращении за выделением средств на выплату страхового обеспечения;
• расшифровка расходов на цели обязательного соц страхования.

Эти образцы добавлены в программы для бухгалтерии и облачную бухгалтерию Бухсофт.

В каких случаях оформляется справка расчет в ФСС России в 2019 году? Обязательна ли нужна такая справка? Приведем образец справки для возмещения с расшифровкой.

Принцип возмещения средств из ФСС в 2019 году

Страхователи по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (организации и ИП) выплачивают работникам пособия как за свой счет (за первые 3 дня болезни работника), так и за счет ФСС (в других случаях). На суммы выплаченных пособий за счет ФСС страхователи уменьшают страховые взносы в пользу ФСС (п.п. 1, 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 2 ст. 431 НК РФ). Однако если расходы на расходы на пособия превышают начисленные взносы, то страхователи могут обратиться в ФСС за возмещением понесенных расходов (п. 3 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 9 ст. 431 НК РФ).

За счет взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством ФСС возмещает:

• больничные пособия;
• пособия, связанные с рождением ребенка (например, по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет);
• пособия на погребение.

Пособия, связанные с рождением ребенка, и пособия на погребение полностью финансирует ФСС России. Больничные пособия организация выплачивает сотрудникам:

• либо частично за свой счет, а частично за счет ФСС России;
• либо только за счет ФСС России.

Комплект документов 2019 года

Чтобы ФСС выделил средств на выплату страхового обеспечения (пособий), нужно по итогам квартала или любого месяца 2019 года передать в территориальный орган ФСС обязательный документов (Приказ Минздравсоцразвития от 04.12.2009 № 951н):

1. письменное заявление по форме, рекомендованной в письме ФСС России от 7 декабря 2016 № 02-09-11/04-03-27029, с двумя приложениями:
   – справка-расчет (приложение 1);
   – расшифровка расходов;
2. копии документов, подтверждающих обоснованность расходов (например, больничного листка);
3. другие документы по запросу отделения ФСС.

Бланк справки расчета

Форма бланка справки-расчета приведена в Приложении 1 к Заявлению о выделении необходимых средств на выплату страхового обеспечения (Письмо ФСС от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029).

Как заполнять справку

Справка-расчет образца 2019 года объединяет в себя данные за отчетный период, а именно:

• сумма задолженности страхователя (ФСС) по страховым взносам на начало и конец отчетного (расчетного) периода;
• сумма начисленных к уплате страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
• сумма доначисленных страховых взносов;
• сумма не принятых к зачету расходов;
• сумма средств, полученных от территориальных органов ФСС в возмещение произведенных расходов;
• сумма возвращенных (зачтенных) излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов;
• сумма средств, израсходованных на цели обязательного социального страхования, в том числе за последние три месяца;
• сумма уплаченных страховых взносов, в том числе за последние три месяца;
• сумма списанной задолженности страхователя.

Такие же данные до 2017 года приводились в Таблице 1 Раздела I утратившей с 2017 года формы 4-ФСС.

Вы можете скачать образец заполненной на конкретном примере справки-расчета. В 2019 году по этой справке организация возместила из ФСС России расходы на пособия.

При выплате пособий по больничным листам своим работникам каждый работодатель обязан знать некоторые нюансы. Например, если начальство выплачивает пособие по нетрудоспособности или по беременности, то он вправе уменьшить взносы в страховой фонд на эту сумму. Надо разобраться с тем, как это происходит.

Но что делать, если сумма самого пособия выше ежемесячного взноса? В этом случае работодатель должен обратиться в ФСС по месту нахождения организации на возврат разницы между суммой пособия и выплаченным взносом.

Важно понимать, что с 2017 года взносы по нетрудоспособности и материнству теперь администрируются налоговыми органами. На данный момент каждый предприниматель должен будет сдавать отчетность по ним. Взносы по травматизму остались во владении фонда, но появилась новая форма отчетности 4-ФСС.

Существует несколько видов пособий, которые будут возмещаться ФСС:

• Нетрудоспособность на время. Возмещаться будет, начиная с четвертого дня;
• Беременность и роды;
• Пособие, которое выплачивается единожды за раннюю постановку по беременности;
• Рождение дитя;
• Пособие по уходу за дитя до полутора лет;
• Выплаты на похороны.

Тогда, когда пособие не превышает сумму ежемесячного взноса, обращаться в ФСС не требуется. Нужно только уменьшить на нее взнос и указать данную информацию в отчетности. После чего все данные налоговики направляют в ФСС, которые проверяют и принимают решение. Если все верно, то они засчитывают уменьшение взноса, если что-то неверно – направляют требование осуществить выплату взноса.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как сделать расчет больничного листа на сайте ФСС

Расчет больничного довольно трудоемкий процесс, поэтому часто бухгалтера допускают ошибки. Для облегчения расчетов разработан специальный калькулятор для расчета больничного онлайн. Теперь посчитать сумму пособия возможно онлайн прямо на сайте ФСС, где необходимо:

• Выбрать калькулятор, в строке пособия выбрать расчет больничного по нетрудоспособности;
• Далее вводится период болезни, вид болезни, тип лечения и больничного;
• В условиях расчета вводится вся информация работника, которая берется из справок и лицевого счета. Обязательно нужно ввести стаж работника;
• Ввести причину заболевания, например, беременность и роды;
• После чего надо ввести дату выдачи больничного листка;
• После чего нажимается кнопка расчет, и калькулятор самостоятельно рассчитает сумму пособия.

Такой подсчет в онлайн-режиме даст возможность работодателю избежать ошибок в расчете больничного, а значит, налоговая служба и сотрудник не предъявят никаких претензий.

Однако, для начала необходимо предоставить работодателю листок нетрудоспособности в качестве доказательства своей болезни. После чего бухгалтер проводит несколько операций. Необходимо выполнить:

• Расчет среднедневной заработной платы работника. Эту сумму проверить и сравнить с лимитами, которые установил ФСС;
• Благодаря стажу сотрудника надо определить процент;
• После чего получить сумму больничного, умножив средний заработок на количество дней болезни. Но важно понимать, что оплата фондом начнется только с четвертого дня, первые три дня платит работодатель.

Возмещение по больничным листам ФСС: сроки, документы, куда сдавать

Для возврата средств в организацию потребуется собрать определенный пакет документов, при этом соблюсти нужный порядок действий.

Документы, необходимые для возмещения больничного пособия:

• Заявление от руководителя, где указывается полное название фирмы, ее адрес, номер регистрации, сумма, которую он хочет вернуть;
• Заполненная форма 4-ФСС с расходами на социальные выплаты;
• Полный подсчет начисленных и выплаченных взносов;
• Расходный реестр всех пособий, где надо указать сумму, которая надо возместить;
• Заверенные копии всех документов.

Второй и третий документы должны быть в двух экземплярах.

Для компании, которая имеет небольшое количество работников, проще будет вернуть средства на свой счет, нежели принимать их к зачету.

При получении всех документов фонд ФСС обязан в течение десяти дней принять решение. При правильности всех бумаг фонд направляет сумму на счет работодателя. При ошибках или подозрении на подделку решение откладывается на три месяца и назначением проверки.

Возместить средства фонд ФСС может двумя способами:

1. Работодатель просто перестанет оплачивать страховые взносы по нетрудоспособности в фонд до тех пор, пока сумма больничного не израсходуется, распространяется это правило только в течение года.
2. Работодатель собирает пакет бумаг и подает заявление на возврат средств на его счет.

Определенного срока давности по возмещению больничных нет. Как правило, при возникновении задолженности фонд просто возвращает деньги. Затянуться возврат может только тогда, когда у ФСС возникло подозрение на неправомерность затребованного возмещения, тогда возврат произойдет после всех необходимых проверок.

Работники, которые работают недавно тоже вправе получать пособие по болезни. Только им необходимо предоставить с прошлого места работы справку 182н. При невозможности надо затребовать ее в Пенсионном фонде.

Вот пример расчета:

Для того чтобы без проблем вернуть денежные средства, которые работодатель выплатил в качестве пособий, нужно собрать все необходимые документы и предоставить их фонду ФСС. Тогда довольно быстро будет начислена сумма на счет работодателя.

Возмещение расходов из ФСС в 2019 году все так же вызывает вопросы, как и раньше. Сложность заключается в том, что оплачиваются взносы сейчас в налоговую инспекцию, а возмещает расходы по пособиям Соцстрах. В статье разберемся с основными нюансами, связанными с обращением за компенсацией понесенных расходов на соцпособия.

Обратите внимание, что компания вправе вернуть деньги, потраченные на выплаты по ФСС. Для этого нужно подать в ФСС заявление, образец которого смотрите в статье журнала "Упрощенка".

Как возместить расходы по ФСС в 2019 году: порядок действий

Превышение расходов по ФСС

В зависимости от того, когда возникла переплата по страховым соцвзносам (в том числе и за счет превышения соцрасходов), возврат денежных средств производят налоговики или сам фонд соцстрахования. Есть нюансы, которые будут рассмотрены далее.

Для расчета пособий в 2019 году используйте наши статьи:

Какое ведомство в 2019 году возмещает пособия?

В 2019 году непосредственно возмещение осуществляет Соцстрах (ФСС). Алгоритм действий зависит от того, когда появилось положительное сальдо на вашем 69 счете.

Если переплата образовалась на 1 января 2017 года, то заявление на возврат средств подается в Соцстрах. Используется для этого заявление по форме 23-ФСС РФ, утвержденной приказом от 17.02.2015 № 49.

Соцстрах может назначить проверку на данном этапе. По окончании проверки подтвержденные данные о переплате передаются налоговикам, которые в свою очередь осуществляют перевод денег из бюджета.

Если переплата образовалась после наступления 2017 года и 2019, то заявление в Соцстрах подается по форме, рекомендуемой к использованию письмом ФСС от от 07.12.2016 № 02-09-11/04-03-27029. К данной форме требуется приложить еще два документа по рекомендуемым вышеуказанным письмом формам.

В данном случае возврат произведет сам фонд Соцстраха.

Как указывать в отчетности возврат пособий из ФСС с 2019 года?

Возмещения расходов, полученные из Соцстраха, в обязательном порядке отражаются в расчете по страховым взносам, который сдается в налоговую инспекцию.

Суммы должны попасть в строку 080 Приложения № 2 формы отчета. Данные заполняются помесячно и нарастающим итогом.

Нюансы заполнения отчета мы разобрали в статье .

Возврат расходов ФСС в 2019 году при прямых выплатах

Заполняя отчет ЕРСВ, вы можете обратить внимание на строку 001 приложения № 2 отчетной формы. Данная строка подразумевает указание того, какой метод применяется для возмещения расходов по соцобеспецениям – прямые выплаты или зачетная система.

Большинство страхователей используют зачетную систему. Прямые выплаты могут применять только те юрлица или предприниматели, которые зарегистрированы в регионах, где действует пилотный проект ФСС. В этом случае пособия выплачиваются напрямую работникам на основании поданных работодателем в Соцстрах документов.

В 2019 году к списку участников пилотного проекта Соцстраха относятся 33 региона России.

Так как при прямых выплатах начисленные страховые взносы не могут быть уменьшены на сумму выплаченных пособий, то они в отчете ЕРСВ и не отражаются.

Возврат взносов из ФСС в 2019 году при переплате

Страхвзносы, начисленные после наступления 2017 года, уплачиваются в территориальную налоговую инспекцию, где состоит на учете работодатель. Если во страхвзносам на обязательное соцстрахование образовалась переплата в 2019 году, можно поступить следующим образом:

• оставить переплату под оплату взносов будущих периодов;
• написать заявление в налоговую инспекцию на возврат образовавшейся переплаты.

П. 1.1 ст. 78 НК РФ указывает на невозможность зачесть переплату по одному взносу (то есть по одному КБК) в счет оплаты других взносов или налогов (то есть других КБК).

Переплата за периоды до 2017 года

В одном из предыдущих разделов уже приведен бланк заявления на возврат переплаты по страхвзносам по нетрудоспособности по состоянию на 01.01.2017.

Никакие документы к заявлению прикладывать необходимости нет.

Но если Соцстрах решит провести проверку перед согласованием суммы возмещения, то по отдельному запросу потребуется показать специалистам Фонда необходимые документы. Это могут быть:

1. больничные листы;
2. свидетельства о рождении детей;
3. справки из медучреждений;
4. расчетные ведомости по начислению оплаты труда;
5. приказы о приеме;
6. справки о заработки с предыдущих мест работы;
7. иные документы, подтверждающие правомерность заявления права на компенсацию расходов, а также подтверждающие суммы расчетов.

Конкретный перечень зависит от вида возмещаемого пособия.

Сроки обращения за возмещением в ФСС в 2019 году

Обратиться за возмещением расходов из Соцстраха можно в любое время, но следует иметь в виду, что Соцстрах вправе назначить проверку и на свое усмотрения, руководствуясь данными из налоговой инспекции о расходах, отражаемых в отчетах.

Например, проверка при возмещении расходов из ФСС в 2019 году в СПб проходит достаточно быстро, а специалисты Фонда требуют документы только в рамках, установленных законодательством.

Сроки возврата средств после заявления

А вот срок перечисления денежных средств Соцстрахом строго ограничен законом. Вернуть деньги ФСС обязан до истечения 10 дней с даты приема заявления. Правда, если назначается проверка, то срок продлевается.

Как зачесть превышение расходов ФСС в 2019 году

Зачет выплат по соцпособиям в счет оплаты страхвзносов отражается в отчетах, подаваемых в налоговую инспекцию. Отдельных заявлений на такой зачет не требуется.

Подтверждение расходов по ФСС с 2019 года при зачетной системе

Налоговая не требует подтверждать расходы по соцстраху при подаче квартальных и годовых отчетов по страхвзносам.

Запросить подтверждающие документы может только Фонд Соцстраха в рамках выездной или камеральной проверки. А основанием для проверки будут данные от налоговиков о том, что вы понесли расходы на соцпособия, за счет которых уменьшаете взносы к оплате.

Какие документы нужны для возмещения больничного по ФСС в 2019 году

Какие нужны документы для возмещения из ФСС пособия по беременности и родам в 2019 году?

Возмещение из ФСС пособия по беременности и родам в 2019 году, если оно повлекло за собой проверку Соцстраха, предполагает передачу для ознакомления ФСС таких документов:

1. больничный по беременности и родам;
2. продолжение больничного листа при наличии такового (для сложной беременности);
3. справки женщины с предыдущих мест работы или от работодателей по совместительству;
4. расчет пособия по беременности;
5. иные документы, обосновывающие правомерность расхода.

Порядок возмещения пособия по беременности и родам из ФСС в 2019 году в случае выдачи продолжения больничного

Если в процессе родов выяснилось, что женщина носила двойню или тройню, а также в случае осложнений при родах, молодой маме выдается продолжение больничного листа. Такое продолжение оплачивается, соответственно, после самих родов, а значит, может попасть в иной отчетный период, чем основной больничный лист.

Подавать документы на возмещение расходов из Соцстраха можно как одновременно на оба больничных, так и по отдельности.

Пакет документов на возмещение расходов, рассчитанных по продолжению, такой же, как и для основного больничного листа.

Когда подаются документы для ФСС на возмещение декретных в 2019 году

Возмещение из ФСС расходов на выплату страхового обеспечения по выплате декретных также производится в любое время на основании поданных в Соцстрах документов. То есть подать документы вы можете в любой срок, а ответить Фонд должен в течение 10 дней либо направлением платежа, либо уведомлением о проверке.

Возмещение больничного листа в 2019 году в ФСС

В случае предъявления к возмещению расходов по обычным больничным перечень документов схож с декретным листком нетрудоспособности. Для возмещения заполняется заявление, справка-расчет и расшифровка.

Помните, что первые 3 дня болезни оплачиваются из средств организации или предпринимателя, а к возмещению можно запросить лишь оплату дней, начиная с четвертого.

Если страхователь применял пониженный тариф или в 2017-2019 году рассчитывает взносы ФСС по нулевой ставке, то к заявлению и приложениям дополнительно прикладывает копию больничного листка с расчетом пособия.

Иные страхователи предоставляют копии подтверждающих документов только по запросу Соцстраха в рамках проверки.

Список документов на возмещение детских пособий

С компенсацией из ФСС выплаченных пособий на детей ситуация аналогичная – необходимо заполнить заявление, справку-расчет и приложения.

Подтверждающими документами для таких пособий могут быть:

1. документ о рождении (усыновлении) малыша;
2. документы, подтверждающие то, что родившийся (усыновленный) ребенок уже не первый у данных родителей;
3. справка с места работы второго родителя о неполучении пособия;
4. документ, подтверждающий статус одинокого родителя;
5. иные документы.

Требования по предоставлению документов аналогичны иным основаниям возмещений – одновременно с заявлением копии подают только те, кто имеет право на льготные тарифы. Остальные плательщики взносов предоставляют документацию для подтверждения только по запросу.

Перечень документов для возмещения пособий из ФСС в 2019 году

В некоторых случаях работодатель или сам работник теряют документы для подтверждения права на соцпособие. В этом случае самое правильное – обратиться за дубликатами документов. Отсутствие некоторых документов не помешает компенсировать расходы.

Имейте в виду, что после получения больничного работодателем, медучреждение уже не выдает дубликат больничного листка даже самому болевшему человеку. В этом случае можно сделать запрос от организации или ИП напрямую в медучреждение о предоставлении выписки из книги учета листков нетрудоспособности, где регистрируются данные о номерах документов, периодах нетрудоспособности и т. п.

Если дело не в утере документа, а просто в невозможности оформить тот или иной документ (например, в ситуации, когда молодая мама не может получить от своего законного супруга справку с его места работы), то выплатить пособие все равно стоит, но рекомендуется получить от сотрудника объяснительную, чтобы подложить к пакету документов для Соцстраха. В объяснительной стоит указать, что в случае признания Соцстрахом или судом действий сотрудника недобросовестными, такой сотрудник обязуется возместить полученное пособие.

Каким образом заверяются документы для возмещения расходов в ФСС в 2019 году?

Оригиналы документов проверяющим инспекторам предоставлять не надо. Но они могут в ходе проверки попросить показать оригиналы для сверки с копиями. Себе они эти оригиналы не забирают.

Непосредственно в Соцстрах передаются копии, заверенные:

1. надписью «Копия верна» или записью аналогичного значения;
2. подписью руководителя организации или подписью предпринимателя;
3. печатью, если таковая используется (в противном случае необходимо письмо о том, что печать не используется).

Обычно после проверки Соцстрах возвращает все копии документов.

Переплата по взносам от несчастных случаев

Взносы от несчастных случаев оплачиваются напрямую в Соцстрах, поэтому в данном случае никаких сложностей нет. Заявление на возврат излишне перечисленных взносов подается в свое отделение Фонда, а Фонд в течение 10 дней перечисляет платеж.

Главный специалист - ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ

Окончила Московскую академию труда и социальных отношений
В 1994- 2007 гг. - главный специалист - ревизор Белгородского регионального отделения Фонда социального страхования РФ
В 2008 г. - главный специалист - эксперт отдела методологического обеспечения бюджетного учета и отчетности Департамента финансов, бухгалтерского учета и отчетности Фонда социального страхования РФ

Беседовала корреспондент ГК А.В. Хорошавкина

Возмещение из ФСС: когда могут потребовать «лишние» документы

Возмещение из ФСС расходов на выплаченные пособия не всегда проходит гладко. Вот цитата из поступившего в редакцию письма: «ревизоры ФСС требуют копии трудовых книжек работников, зачем и на каком основании - непонятно». Автор просит нас разобраться. Выполняя его просьбу, наш корреспондент обратился в одно из региональных отделений ФСС.

Елена Михайловна, могут ли в ФСС потребовать от страхователя, когда он обращается за возмещением пособия, какие-то «лишние» документы?

Е.М. Плехова: Каждый раз, когда страхователь обращается за возмещением, специалисты ФСС проводят камеральную проверку. Но у крупных страхователей, расходы которых точно будут потом проверены при выездной проверке и для которых оплата пособий - дело привычное, ревизоры могут не попросить никаких документов. Только заявление о возмещении расходов в произвольной форме и расчет по страховым взносам по форме-4 ФСС РФ. Этот расчет может быть и промежуточным. В нем расчетная сумма задолженности за территориальным органом Фонда на конец отчетного или расчетного периода должна быть такая же, как и в заявлении.

В таких случаях мы проверяем, правильно ли оформлен расчет, нет ли ошибок и противоречий между отдельными показателями. Иногда бывает, что в расчете указана одна сумма, а в заявлении - другая. Или суммы расходов и начисленных взносов указаны за разные месяцы.

Например, страхователь обращается за возмещением расходов за январь и февраль в марте. В расчете он показывает суммы расходов за январь и февраль. А суммы начисленных страховых взносов - только за январь. Это неправильно, нарушается зачетный принцип: доходы минус расходы равно остато кст. 15 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) . Мы не принимаем документы и просим бухгалтера найти и исправить ошибку.

А когда требуете дополнительные документы?

Е.М. Плехова: У крупных страхователей можем и не потребовать. А у небольших страхователей, с численностью до 50 человек, хотя отчет, на первый взгляд, заполнен правильно, мы практически всегда просим документы. Дело в том, что у маленьких фирм, как правило, бывает много нарушений. Чаще всего из-за того, что с назначением какого-либо пособия бухгалтер такой маленькой фирмы сталкивается впервые. Большие, как показывает практика, гораздо более дисциплинированные.

Копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходов на выплату пособий, - свои для каждого из видов пособий.

Многие бухгалтеры, прежде чем прийти в отделение ФСС за возмещением расходов, сначала звонят и спрашивают, какие именно документы необходимо представить для возмещения конкретного вида пособия. Наши сотрудники всегда готовы оказать помощь и проконсультировать.

Другим удобно прийти к специалисту на предварительную консультацию. Они приносят документы с собой и просят проверить, не нужно ли что-то еще. Специалист ФСС просматривает все документы. Если чего-то не хватает, он четко указывает, что еще необходимо.

Как говорят нам сами страхователи, это им удобно. Они точно знают, что отделение ФСС в 10-днев -ный срок проведет камеральную проверку и примет решение о полном выделении средств. Отказ выделить средства или решение о частичном выделении уже не станет неприятной неожиданностью.

Если у страхователя очень большие суммы расходов, да еще по разным видам пособий, мы можем провести не камеральную, а выездную внеплановую проверку. Так удобнее и нам, и страхователю, иначе ему пришлось бы нести огромные пачки копий документов. При такой выездной внеплановой проверке мы проверяем не все, а только те расходы, за возмещением которых только что обратился страхователь.

К сожалению, охватить плановыми выездными проверками всех «мелких» страхователей, которые расходуют средства ФСС, не удается. Ведь такие проверки проводятся только один раз в 3 годаст. 35 Закона № 212-ФЗ . А надо не пропустить срок давности привлечения к ответственности за правонарушения при расходовании средств ФСС.

Какие именно дополнительные документы могут запросить для возмещения расходов?

Е.М. Плехова: Не стоит думать, что у нас какой-то безграничный перечень таких документов. Просто для получения каждого из пособий требуется соблюдать определенные нормы закона. Их соблюдение и должен подтвердить страхователь.

Например, если страхователь неоднократно обращается за пособием по временной нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи, надо проверить, соблюдается ли норма суммарного предельного количества оплачиваемых в календарном году дне йч. 5 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

То есть, когда страхователь обращается за возмещением расходов по больничным листам, ревизоры попросят реестр листков нетрудоспособности. В таком реестре должны быть указаны ф. и. о. работника, номер больничного листка, период болезни, количество пропущенных по болезни календарных дней, сумма пособия за счет предприятия, сумма пособия за счет ФСС.

Для пособий по уходу за больным ребенком, помимо этих показателей, надо указать, сколько дней ребенок работника уже болел в этом году.

Для того чтобы родителю ребенка-инвалида оплатили 4 дополнительных выходных дня, нужна справка с места работы другого родителя о том, что он в этом же календарном месяце такие выходные дни не использует. Но если этот второй родитель не работает, отсутствие у него работы надо подтвердить документально: приложить либо копию трудовой книжки, либо справку из органов государственной службы занятости населения.

Необходима копия трудовой книжки и тогда, когда пособие назначают совместителю, - для того чтобы подтвердить, что у него есть основное место работы.

РАССКАЗЫВАЕМ СОВМЕСТИТЕЛЯМ

Чтобы внешний совместитель мог получить пособие по временной нетрудоспособности в максимально возможном для него размере, ему нужно представить вместе с больничным листком копию трудовой книжки с основного места работы.

Ревизор сравнивает возраст работника и его стаж, указанный в больничном листке. И бывают случаи, когда возраст лишь ненамного больше стажа, получается, что человек начал работать в очень юном возрасте. Тогда ревизор потребует подтвердить стаж с помощью копии трудовой книжки.

Иногда в двух разных больничных листках на имя одного и того же работника (например, один за январь, другой за февраль) работодатель указывает разное количество лет страхового стажа. Скажем, в первом 6 лет, а во втором 8 лет. Это явная ошибка, остается только проверить, в каком случае бухгалтер ошибся. Поможет здесь только трудовая книжка.

К сожалению, иногда нужны документы от самих сотрудников (застрахованных лиц). Например, о том, что второй родитель не получает пособие при рождении ребенка и по уходу за ребенком. Если второй родитель работает, такую справку должен выдать ему его работодатель. Если не работает - органы социальной защиты. Нередко эту справку путают со справкой из центра занятости населения. Такую справку из центра занятости надо как раз представить в орган социальной защиты для получения той справки, о которой я сказала.

Один из наших читателей пишет: в региональных отделениях ФСС отказывают в пособии по уходу за ребенком до полутора лет отцу или бабушке ребенка, если мать ребенка - безработная, поскольку она и так «фактически осуществляет уход за ребенком». Правы ли в данном случае представители ФСС?

Е.М. Плехова: Нет. Право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком имеет один из родителей или другие родственники, оформившие отпуск по уходу и фактически ухаживающие за ребенко мстатьи 11 , 13 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ ; п. 39 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н (далее - Порядок) .

Если за ребенком ухаживают несколько человек, оформить отпуск по уходу за ним и получать пособие может любой из ни хпп. 39 , 42 Порядка . И нигде - ни в законе, ни в нормативных документах - нет запрета оформить отпуск по уходу за ребенком любому другому родственнику, если мама ребенка безработная.

Какие нарушения, ведущие к отказу в возмещении средств, встречаются чаще всего?

Е.М. Плехова: Довольно часто бухгалтеры забывают ограничивать размер пособия до уровня МРОТ работникам с маленьким, менее 6 месяцев, страховым стажем.

Если работник раньше работал у другого работодателя, справка о его заработке у прежнего работодателя должна быть только установленной форм ыутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н . А на практике часто прилагают какие-то другие справки: из центра занятости о выплатах безработному; справки по форме 2-НДФЛ.

Иногда, рассчитывая пособие за «пустые» месяцы, когда работник не получал зарплату, ставят ему доход в размере МРОТ.

ФСС строго контролирует правильность назначения и исчисления пособий. Но мы выявляем не только переплаты, но и недоплаты. Довольно часто при камеральных проверках мы обнаруживаем случаи, когда пособия при рождении ребенка, при постановке на учет в ранние сроки беременности, по уходу за ребенком до полутора лет выплачиваются по старым, прошлогодним ставкам, без индексации.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Справка о зарплате от предыдущих работодателей должна быть строго установленной формы. В противном случае можно недополучить пособие по больничному.

Хочу также отметить, что в последнее время стало очень много случаев, когда предприятие ликвидируется или просто не имеет денег. И работники, которым не выплачивают пособия, могут обратиться напрямую в отделение ФССч. 4 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , приложив документы (для каждого из видов пособий они свои).

Отделения ФСС сами запрашивают налоговые органы и банки о том, что предприятие действительно закрылось или не имеет денег на счетах. Но если работодатель, желая помочь работнику поскорее получить пособие, выдаст ему документы, которые это подтверждают, мы их у него примем.

Например, это может быть справка предприятия о наличии банковских счетов и справка из банка о состоянии каждого расчетного счета предприятия, письмо от предприятия о том, по каким причинам пособие было не выплачено или выплачено не полностью. Если пособие было выплачено частично, желательно указать, за какой период пособие назначено и выплачено, а за какой - нет.